- Qué es y qué hace el sistema
- Cuando se crea una reserva en AgendaPro
- Recordatorios automáticos (36 y 24 horas antes)
- Cuando el cliente responde
- Qué ven ustedes en AgendaPro
- El reporte diario de las 8 AM
- Qué deben hacer ustedes
- Qué NO deben hacer
- Casos especiales y problemas frecuentes
- Preguntas frecuentes
1Qué es y qué hace el sistema
Desde junio 2026, Vitabella Calama tiene el mismo sistema automático que ya funciona en Copiapó. El sistema conecta AgendaPro (donde ustedes agendan) con el WhatsApp de la clínica (+56 9 6656 5903) y hace solo, sin que nadie escriba nada:
- 📩 Envía el mensaje de agendamiento apenas se crea una reserva
- ⏰ Envía recordatorios 36 y 24 horas antes de la cita, pidiendo confirmar
- ✅ Procesa la respuesta del cliente: si responde "1" confirma la cita en AgendaPro automáticamente; si responde "3" la deja para reagendar
- ❓ Responde preguntas simples del cliente sobre su cita ("¿a qué hora era?", "¿qué día tengo hora?")
- 📇 Crea la ficha del cliente en el CRM (GHL) si no existe, con su nombre, teléfono, correo y etiquetas del servicio
- 📊 Envía un reporte diario por correo a recepción
2Cuando se crea una reserva en AgendaPro
Da lo mismo si la reserva la crean ustedes, el cliente por la web, o el bot: en cuanto queda guardada en AgendaPro, en 1 a 3 minutos pasa esto:
agendapro y una por cada servicio reservado.📋 LIMPIEZA FACIAL PROFUNDA
🗓 viernes, 19 de junio de 2026, 15:30 hrs
👩⚕️ Profesional: Catherine
Le enviamos la confirmación de su cita desde nuestro nuevo número de WhatsApp, guárdelo por favor.
Recibirá una confirmación 36 hrs antes de su sesión.
Saludos y gracias
Detalles importantes
- Varias citas el mismo día = un solo mensaje. Si el cliente reserva 2 o más servicios para el mismo día (ej. axilas 09:20 y rebaje 09:45), el sistema espera unos 90 segundos, agrupa todo, y envía un mensaje que lista cada servicio con su hora, partiendo por la primera.
- Citas para el mismo día o muy próximas (menos de 36 hrs): el mensaje es más corto y no promete el recordatorio de 36 hrs (porque ya no alcanza a enviarse).
- Reservas web con prepago pendiente: el sistema espera ~20 minutos antes de enviar el mensaje, para verificar que el pago se haya completado y no avisarle de una cita que AgendaPro va a auto-cancelar.
3Recordatorios automáticos
Dos veces al día, el sistema revisa las citas de mañana que aún no están confirmadas y envía recordatorios:
| Recordatorio | Hora de envío | A quién le llega |
|---|---|---|
| 36 horas antes | 13:00 hrs | Citas de mañana en estado "Reservado" (sin confirmar) |
| 24 horas antes | 18:00 hrs | Citas de mañana que siguen sin confirmar (no respondió al de 36h) |
- Si el cliente ya confirmó (respondió 1, o ustedes lo confirmaron a mano en AgendaPro), no se le insiste — no recibe más recordatorios de esa cita.
- Si tiene varias citas el mismo día, el recordatorio menciona todas con la hora de cada una, partiendo por la primera — aunque ustedes ya hayan confirmado alguna a mano.
- El sistema verifica que el mensaje realmente se haya entregado antes de marcarlo como enviado; si falló, lo reintenta en la corrida siguiente.
4Cuando el cliente responde
El sistema entiende las respuestas más comunes. Esto es lo que hace con cada tipo:
| El cliente escribe... | Qué hace el sistema |
|---|---|
| "1", "sí", "ok", "confirmo", "voy", 👍, ✅ | ✅ Cambia la cita a Confirmado en AgendaPro (lo ven al tiro en la agenda), y le envía el mensaje de agradecimiento. Si tiene varias citas ese día, confirma todas juntas. |
| "3", "no", "no puedo", "cancelar", "reagendar", ❌ | ↩️ Deja la cita en estado Pendiente para que ustedes la reagenden o liberen el cupo, y le envía un acuse al cliente. |
| Una pregunta sobre su cita: "¿a qué hora era?", "¿qué día tengo hora?", "no me acuerdo de la hora", "¿dónde queda?" | 💬 Le responde automáticamente con los datos reales: servicio, día y hora de su próxima cita. |
| Cualquier otra cosa ("hola", "gracias", "¿?") y tiene cita a menos de 48 hrs sin confirmar | 🔁 Le repite la solicitud de confirmación, incluyendo los datos de la cita (servicio, día y hora). |
| Cualquier mensaje y no tiene citas próximas | 🤫 El sistema no interviene — la conversación queda para el bot de la clínica o para ustedes. |
→ Y en AgendaPro la cita pasó sola de "Reservado" a "Confirmado".
5Qué ven ustedes en AgendaPro
- Cuando un cliente confirma por WhatsApp, la cita cambia sola a "Confirmado" en AgendaPro. No tienen que tocar nada.
- Cuando responde "3", la cita queda "Pendiente" — esa es la señal para que ustedes lo llamen o le ofrezcan reagendar.
- Si ustedes confirman, cancelan o modifican una cita directamente en AgendaPro, el sistema se entera al instante y se ajusta (por ejemplo, deja de enviarle recordatorios a una cita que ustedes ya confirmaron).
6El reporte diario de las 8 AM
Todos los días a las 8:00 hrs llega un correo a recepcion@vitabellacalama.cl con el resumen del movimiento:
- Citas de hoy y su estado (confirmadas / sin confirmar)
- Reservas nuevas y confirmaciones de las últimas 24 horas
- Citas que quedaron pendientes de reagendar (clientes que respondieron "3")
7Qué deben hacer ustedes
- Agendar bien en AgendaPro: teléfono celular correcto (es la llave de todo) y, ojalá, correo. Un teléfono mal escrito = el cliente no recibe nada.
- Atender los "Pendiente": cliente que respondió "3" → llamarlo para reagendar o liberar el cupo.
- Revisar el reporte de las 8 AM y reconfirmar por teléfono las citas de hoy que sigan sin confirmar.
- Responder las conversaciones que el sistema no toma: consultas de precios, dudas médicas, reclamos — todo lo que no sea confirmar/cancelar/preguntar la hora sigue siendo de ustedes (o del bot).
- Avisar a Luis si ven algo raro (sección 9).
8Qué NO deben hacer
- No envíen manualmente mensajes de "responda 1 para confirmar" — el sistema ya lo hace y el cliente recibiría doble.
- No respondan ustedes "1" o "3" por el cliente en la conversación de WhatsApp del CRM — eso dispararía la confirmación/cancelación automática como si fuera el cliente. Si quieren confirmar a mano, háganlo en AgendaPro (eso sí está bien y el sistema lo respeta).
- No borren las etiquetas
agendaproni las de servicio de los contactos — el sistema las usa para reconocer a los pacientes. - No borren contactos del CRM: si el cliente vuelve a reservar se crea de nuevo, pero se pierde su historial de conversación.
- No cambien el nombre de las plantillas de WhatsApp en Configuración (confirmacion_agendamiento, recordatorio_36h, recordatorio_24h, agradecimiento_confirmacion, confirmacion_agendamiento_mismo_dia) — si una cambia de nombre, los mensajes dejan de salir.
9Casos especiales y problemas frecuentes
El mensaje aparece con un triángulo ⚠️ y "Reintentar" en la conversación
El mensaje falló. Las causas típicas: el número no tiene WhatsApp (teléfono fijo o mal escrito) o hubo un problema puntual. Qué hacer: verificar el teléfono en AgendaPro; si está bien, apretar Reintentar. Si vuelve a fallar, llamar al cliente para confirmar de viva voz y avisar a Luis.
El cliente dice que no le llegó ningún mensaje
1) Revisar en el CRM (Conversaciones) si el mensaje salió y su estado. 2) Verificar que el teléfono en AgendaPro sea el celular correcto con WhatsApp. 3) Pedirle que revise si tiene bloqueados los números desconocidos. El número de la clínica es +56 9 6656 5903 — pídanle que lo guarde.
El cliente reservó para el mismo día — ¿le llegan recordatorios?
No. Si la cita es a menos de 36 horas, los recordatorios ya no alcanzan (sus horarios de envío pasaron). Solo recibe el mensaje de agendamiento inmediato. Si quieren confirmación para esas citas, háganlo por teléfono.
El cliente respondió "1" pero por teléfono dice otra cosa
Manda lo que ustedes decidan: pueden cambiar el estado en AgendaPro a mano cuando quieran. El sistema siempre respeta el último estado de AgendaPro.
Cliente con varias citas el mismo día — confirmó una, ¿y las otras?
Cuando responde "1", el sistema confirma todas sus citas de ese día de una vez. Y si ustedes confirmaron una a mano en AgendaPro, el recordatorio igual menciona todas con sus horarios.
El cliente pregunta algo y el sistema le contesta "responda 1..." en vez de ayudarlo
El sistema responde solo preguntas simples sobre la cita (hora, día, dónde). Cualquier otra consulta queda para el bot o para ustedes — entren a la conversación y respóndanle normal. Ojo: dentro de la conversación pueden escribir libremente; lo único que no deben escribir es "1" o "3".
¿A quién aviso si algo no funciona?
A Luis Gutiérrez (luis.gutierrez@vitabella.cl), con: nombre del cliente, teléfono, qué pasó y a qué hora. Con eso se puede rastrear el evento exacto en el sistema.
10Preguntas frecuentes
¿El cliente tiene que habernos escrito antes para recibir los mensajes?
No. Los mensajes automáticos usan plantillas aprobadas por WhatsApp/Meta, que permiten que la clínica inicie la conversación. Basta con que el número tenga WhatsApp.
¿Y si el cliente no existe en el CRM?
Se crea solo, con los datos de AgendaPro, en el momento en que se procesa su reserva. No tienen que crear contactos a mano.
¿Qué pasa de noche o el fin de semana?
El sistema funciona 24/7. Los mensajes de agendamiento salen a toda hora (apenas se crea la reserva); los recordatorios solo a las 13:00 y 18:00.
¿El sistema responde consultas de precios o promociones?
No. Solo maneja lo relacionado con confirmar, cancelar y datos de la cita. Precios, promociones y consultas generales son del bot de la clínica y de ustedes.
¿Puedo confirmar citas a mano en AgendaPro como siempre?
Sí, sin problema. El sistema lo detecta y deja de enviarle recordatorios de confirmación a esa cita.
Manual interno — junio 2026 · Dudas técnicas: luis.gutierrez@vitabella.cl